Come archiviare e gestire i documenti dei dipendenti? Buste paga, cedolini: la gestione della documentazione relativa ai dipendenti può trasformarsi in un vero e proprio incubo per il reparto delle risorse umane di un’azienda.
Soprattutto se questa ancora si avvale molto del cartaceo, pensare ad un cambiamento importante e alla digitalizzazione dei documenti potrebbe rivelarsi un’ottima mossa, in particolar modo se si decide di archiviare i documenti del personale avvalendosi di un software di gestione come Fluida, facilmente consultabile sia da smartphone che da PC.
È importante comprendere immediatamente che la gestione dei documenti aziendali non è quasi mai semplice: questo perché presuppone occuparsi della visibilità di tutti documenti, archiviare in modo sicuro tutte le informazioni che riguardano l’azienda e tenere sotto controllo le buste paga, i contratti, gli accordi e tutta la documentazione legata ai dipendenti.
È per tale motivo che è basilare affidarsi a un software di gestione documenti del personale di alto livello, in grado di elevare l’efficienza del settore delle risorse umane in questa attività e di integrarsi nell’impresa. Nel caso di Fluida tra l’altro non bisogna nemmeno temere che un suo utilizzo possa mettere in competizione la gestione dei documenti con quella delle ferie essendo la piattaforma la stessa per entrambe le attività.
Per far sì che l’archiviazione di documenti dei dipendenti sia condotta in maniera esemplare, è importante che tutto venga sincronizzato con il software di gestione delle assenze per poter controllare i permessi e tutta la documentazione relativa.
Nel rispetto della privacy dei dipendenti è importante poi assicurarsi che le buste paga siano visibili solo al lavoratore a cui appartengono e si deve organizzare un’area privata per ogni dipendente nella quale archiviare i documenti d’identità, buste paga, assenze, ferie e contratti in modo tale da rendere la consultazione più agevole.
Inoltre, il sistema scelto per archiviare i documenti dei dipendenti deve soddisfare gli standard di sicurezza e la GDPR: ulteriore ragione per la quale usare un software di gestione come Fluida rappresenta la soluzione migliore.
Un’azienda è efficiente quando riesce a mantenere un’alta produttività e riesce a gestire al meglio tutto ciò che riguarda i propri lavoratori. Mettere a disposizione in modo corretto la documentazione dei propri dipendenti consente una gestione più fluida della burocrazia di una impresa, ottenendo un’ottimizzazione importante dei costi e della gestione del tempo che si trasformerà in un guadagno per l’azienda che potrà in questo modo migliorare sempre di più il proprio fatturato.